Over the past months I keep seeing the same pattern in almost every organisation: people work with Copilot more and more naturally, get usable, often genuinely good answers - and then? The answer just sits there in the chat history, gets copied into some other medium, an OneNote page at best, and gathers dust in half-baked formatting. This is exactly where fluid information shatters against an old habit: the document as a filing cabinet.
I was no different. The habit runs deep: file information away so you can find it again “someday”. And so a snapshot sits around, trapped in a medium that doesn’t think with you - it only preserves and waits.
Information is fluid by nature. We only froze it into files for decades because the tools wanted it that way - one document per thought, one version per state, one attachment per email. Others looked for the way out earlier; Notion and Confluence have long worked page- and block-based rather than file-based, alive because they keep the barrier low. In the Microsoft world the fluid counter-design lay around in separate pieces for a long time. Now they are coming together.
It All Starts With a Loop
The central building block down in the engine room is called Loop. Picture an infinity loop, a figure of endless motion - and you begin to sense how meaningful this tool can be for our information.
Loop is Microsoft’s platform for flexible real-time co-creation: personal and shared workspaces, pages rich with interactive building blocks and templates for ideation, planning and steering. The smallest unit is the Loop component: a paragraph, a list, a table, a task list (synced into Planner) and many more. Every component can be set free - technically a Loop page of its own is created, stays embedded in the original page, and can be embedded in Teams, Outlook and OneNote too, staying in sync everywhere. If I, or someone else, change it in one place, it changes in all of them.
Why is this the foundation and not just another tool? Because the AI star of the next stage technically stands on Loop: a Copilot Page is, under the hood, a .loop file. Fluid information in the Microsoft ecosystem is unthinkable without Loop.
From Fleeting to Living: Copilot Pages
Back to the original problem: the good answer nobody can hold on to. This is exactly what Copilot Pages are made for. With “Edit in Pages”, a Copilot answer becomes a persistent, editable, shareable artefact. And because the chat stays open beside it and Copilot actions are available right on the page, I keep working with the colleague: I have it rephrase, expand, restructure, while I sit at the text myself. The page changes along with me. Versioning, co-authoring and various output formats included.
This is the moment a fleeting answer turns into a knowledge artefact: an object that stays, grows and can be handed on.
The Thinking Space: Copilot Notebooks
A single page is a sheet of paper. A project is a stack: documents, spreadsheets, presentations, meeting notes, a few Pages, plus the one SharePoint site where it all lives. Copilot Notebooks bundle exactly that into a thematic space and let Copilot work solely across those sources - grounding in the curated reference space, nothing else flows in. Word, Excel, PowerPoint, PDF, Loop and Copilot Pages, OneNote pages and entire notebooks, web pages, SharePoint sites, recurring meetings, and recently Markdown files too: anything can be a reference.
What turns a neat collection folder into a fluid space: the references stay alive, they keep living at their storage locations. When the source data changes, the next answers from the notebook are current. The reference space doesn’t age. It grows with you. On top of that, I can share the notebook with my team. Everyone works from the same reference space and creates new artefacts together. All while the access rights on the referenced sources are honoured throughout.
The results then come out of the notebook: summaries, an audio overview, a mind map, a study guide, finished documents or slides. Overviews that let me get up to speed on a new product quickly, or bring someone joining the project up to speed and ready to contribute.
The notebook is also the place where I can query the transcripts of all my recurring jour-fixe meetings for past discussions and decisions. Relevant findings are then worked into a Page and thereby become part of the notebook’s references right away.
OneNote: Not Dead, Just Repositioned
And OneNote? For a long time Copilot felt like a dutiful add-on there, not a first-class citizen. That is changing noticeably right now. With the latest Notebooks generation, the full Copilot Notebooks experience is embedded directly in OneNote. The view in the Copilot app is the reduced one, and OneNote becomes the primary interface for Copilot Notebooks.
Through the mobile OneNote app (iPhone first, Android to follow) you can capture multimodally - a voice note, a photo of the whiteboard, a typed thought -, and Copilot builds a structured page out of it.
That gives OneNote its place in the new picture: no longer the drawer you paste answers into, but the capture front-end and a living reference source for the notebook.
Big Picture
Sort the pieces, and what emerges is a stack, not a toolbox:
Read bottom-up: the foundation carries, the work happens toward the top.
The journey along the infinity loop behind it: capture, hold on to as an answer, bundle thematically and ground, create something new, distribute. No copying, no transferring, no “which version counts now?”.
Fluid Doesn’t Mean Ungoverned
So much for the enthusiasm. The elephant in the room is, as always, data and permission hygiene: fluid information plus AI grounding becomes a problem precisely when the reference space is badly permissioned. A (shared) notebook that grounds on an over-generously shared SharePoint site doesn’t make oversharing smaller - it makes it searchable.
The good news: because all these .loop artefacts live in SharePoint Embedded, they inherit the full governance apparatus - sensitivity labels (which upgrade automatically for more sensitive sources), DLP, retention, eDiscovery, audit logs, conditional access. That makes the “curated reference space” not just a comfort statement, but a security one.
Provided someone takes care of the permissions before the first prompt runs. Homework left undone can’t be blamed on the tools.
What’s Left to Do
The toolbox is here and it is coming together. The harder part, as so often, isn’t in the technology. It’s in the sentence “we’ve always done it this way” - with the document as the default answer to every question about knowledge. Version sprawl, the eternal “which file counts?”, the attachment merry-go-round over email: none of it is a law of nature, it’s a habit. A habit we’ve been trying to change for years with modern collaboration in Teams and SharePoint Online. The toolbox has grown more powerful still - conveying it, sadly, not necessarily any easier.
So the real step forward is less a technical one than a mental one: letting go of document-centric thinking, letting information flow again, and deliberately assembling the tools for it. The pieces are ready. How quickly organisations make the leap culturally - I’m curious.
In den letzten Monaten sehe ich in fast jeder Organisation dasselbe Muster: Die Leute arbeiten zunehmend selbstverständlich mit Copilot, bekommen brauchbare, oft richtig gute Antworten - und dann? Die Antwort bleibt in der Chat-Historie liegen, wird in ein anderes Medium kopiert, im besten Fall in eine OneNote-Seite, und verstaubt dort halbgar formatiert. Genau hier zerschellt fluide Information an einer alten Gewohnheit: dem Dokument als Ablage.
Mir selbst ging es auch so. Fest etabliert ist die Gewohnheit, Informationen abzulegen, um sie „irgendwann“ mal wieder zu finden. So liegt ein Schnappschuss herum, gefangen in einem Medium, das nicht mitdenkt, sondern höchstens konserviert und wartet.
Information ist von Natur aus fluide. Wir haben sie nur jahrzehntelang in Dateien eingefroren, weil die Werkzeuge es so wollten - ein Dokument pro Gedanke, eine Version pro Stand, ein Anhang pro Mail. Andere haben den Ausweg früher gesucht; Notion und Confluence arbeiten seit Langem seiten- und blockbasiert statt dateibasiert, somit lebendig weil niedrigschwellig. Im Microsoft-Kosmos lag der fluide Gegenentwurf lange in Einzelteilen herum. Inzwischen fügen sie sich zusammen.
Alles beginnt mit einer Schleife
Der zentrale Baustein im Maschinenraum heißt Loop. Stellen wir uns einen Infinity Loop vor, eine Unendlichkeitsschleife - und wir beginnen zu erahnen, wie bedeutungsvoll dieses Tool für unsere Informationen sein kann.
Loop ist Microsofts Plattform für flexible Echtzeit-Co-Creation: persönliche und geteilte Workspaces, Seiten reich an interaktiven Bausteinen und Vorlagen für Ideation, Planung und Steuerung. Die kleinste Einheit ist die Loop-Komponente: ein Absatz, eine Liste, eine Tabelle, eine Aufgabensammlung (mit Synchronisation in Planner) und viele mehr. Jede Komponente kann befreit werden - dabei wird technisch eine eigene Loop-Seite erstellt, die in der ursprünglichen Seite eingebettet bleibt und die sich in Teams, Outlook und auch in OneNote einbetten lässt und überall synchron bleibt. Ändere ich oder jemand anderes sie an einer Stelle, ändert sie sich an allen.
Warum das die Basis ist und nicht bloß ein weiteres Tool? Weil der KI-Star der nächsten Stufe technisch auf Loop steht: Eine Copilot Page ist unter der Haube eine .loop-Datei. Fluide Informationen im Microsoft-Ökosystem sind undenkbar ohne Loop.
Aus flüchtig wird lebendig: Copilot Pages
Zurück zum Ausgangsproblem, der guten Antwort, die niemand aufheben kann. Genau dafür sind Copilot Pages gemacht. Aus einer Copilot-Antwort wird per „Edit in Pages“ ein persistentes, editierbares, teilbares Artefakt. Und weil der Chat daneben offen bleibt und Copilot-Aktionen auf der Page direkt verfügbar sind, arbeite ich weiter mit dem Kollegen: Ich lasse umformulieren, ergänzen, umstrukturieren, während ich selbst am Text sitze. Die Page verändert sich mit. Versionierung, Co-Authoring und verschiedene Ausgabeformate inklusive.
Das ist der Moment, in dem aus einer flüchtigen Antwort ein Wissensartefakt wird: ein Objekt, das bleibt, wächst und weitergereicht werden kann.
Der Denkraum: Copilot Notebooks
Eine einzelne Page ist ein Blatt. Ein Projekt ist ein Stapel: Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Meeting-Notizen, ein paar Pages, dazu die eine SharePoint-Site, auf der alles liegt. Copilot Notebooks bündeln genau das zu einem thematischen Raum und lassen Copilot ausschließlich über diese Quellen arbeiten - Grounding im kuratierten Referenzraum, nichts anderes fließt ein. Word, Excel, PowerPoint, PDF, Loop- und Copilot Pages, OneNote-Seiten und ganze Notizbücher, Webseiten, SharePoint-Sites, Serien-Meetings, seit Kurzem auch Markdown-Dateien: Alles kann Referenz sein.
Was aus einer netten Sammelmappe einen fluiden Raum macht: Die Referenzen bleiben lebendig, sie leben an ihren Ablageorten weiter. Ändern sich die Quelldaten, sind die nächsten Antworten aus dem Notebook aktuell. Der Referenzraum altert nicht. Er wächst mit. Außerdem kann ich das Notebook mit meinem Team teilen. Alle arbeiten mit demselben Referenzraum und erstellen gemeinsam neue Artefakte. Unter durchgehender Beachtung der Zugriffsrechte auf den referenzierten Quellen.
Aus dem Notebook heraus entstehen dann die Ergebnisse: Zusammenfassungen, eine Audioübersicht, eine Mindmap, ein Studienleitfaden, fertige Dokumente oder Folien. Übersichten, mit denen ich mich schnell in ein neues Produkt einarbeiten kann, oder eine zum Projekt hinzustoßende Person schnell auf Stand gebracht und arbeitsfähig gemacht werden kann.
Das Notebook ist auch der Ort, an dem ich gezielt die Transkripte aller Jour-Fixe-Meetings nach vergangenen Diskussionen und Entscheidungen befragen kann. Relevante Ergebnisse werden wiederum als Page bearbeitet und dadurch sofort Bestandteil der Referenzen im Notebook.
OneNote: nicht tot, sondern neu einsortiert
Und OneNote? Lange wirkte Copilot dort wie ein pflichtschuldiges Anhängsel, kein First-Class-Citizen. Das ändert sich gerade spürbar. Mit der jüngsten Notebooks-Generation ist die volle Copilot-Notebooks-Experience direkt in OneNote eingebettet. Dabei ist die Ansicht in der Copilot-App reduziert und OneNote wird zum primären Interface für Copilot Notebooks.
Über die mobile OneNote-App (zuerst iPhone, Android folgt) lässt sich multimodal erfassen - Sprachnotiz, Foto vom Whiteboard, getippter Gedanke -, woraus Copilot eine strukturierte Seite baut.
Damit findet OneNote seinen Platz im neuen Bild: nicht mehr die Ablage, in die man Antworten klebt, sondern das Erfassungs-Frontend und eine lebende Referenzquelle fürs Notebook.
Big Picture
Sortiert man die Teile, entsteht ein Stapel, keine Werkzeugkiste:
Von unten gelesen: das Fundament trägt, nach oben hin wird gearbeitet.
Die Reise auf der Unendlichkeitsschleife dahinter: erfassen, als Antwort festhalten, thematisch bündeln und grounden, Neues erzeugen, verteilen. Kein Kopieren, kein Übertragen, kein „welche Version gilt jetzt?“.
Fluide heißt nicht ungeregelt
Soweit die Begeisterung. Der Elefant im Raum ist wie immer die Daten- und Berechtigungshygiene: Fluide Information plus KI-Grounding wird genau dann zum Problem, wenn der Referenzraum schlecht berechtigt ist. Ein (geteiltes) Notebook, das auf einer übergroßzügig geteilten SharePoint-Site groundet, macht Oversharing nicht kleiner, sondern durchsuchbar.
Die gute Nachricht: Weil all diese .loop-Artefakte in SharePoint Embedded liegen, erben sie den vollen Governance-Apparat - Sensitivity Labels (die sich bei sensibleren Quellen automatisch hochstufen), DLP, Aufbewahrung, eDiscovery, Audit-Logs, Conditional Access. Der „kuratierte Referenzraum“ ist damit nicht nur eine Komfort-, sondern eine Sicherheitsaussage.
Vorausgesetzt, jemand kümmert sich um die Berechtigungen, bevor der erste Prompt läuft. Versäumnisse bei den Hausaufgaben können nicht den Werkzeugen angelastet werden.
Was zu tun bleibt
Der Werkzeugkasten ist da und fügt sich zusammen. Der schwierigere Teil steckt, wie so oft, nicht in der Technik. Er steckt in dem Satz „Das haben wir schon immer so gemacht“ - mit dem Dokument als Standardantwort auf jede Frage nach Wissen. Versionswildwuchs, das ewige „welche Datei gilt?“, das Anhang-Karussell per Mail: All das ist kein Naturgesetz, sondern eine Gewohnheit. Eine Gewohnheit, die wir seit Jahren mit moderner Kollaboration in Teams und SharePoint Online zu ändern versuchen. Der Werkzeugkasten ist jetzt noch mächtiger geworden - ihn zu vermitteln damit leider nicht unbedingt einfacher.
Der eigentliche Entwicklungsschritt ist also weniger ein technischer als ein gedanklicher: sich vom dokumentzentrierten Denken lösen, Information wieder fließen lassen und die Werkzeuge dafür bewusst zusammenstellen. Die Teile liegen bereit. Wie schnell Organisationen den Sprung kulturell schaffen - ich bin gespannt.